Worddokumente - Ändern der Dokumente
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Es empfiehlt sich vor dem ändern von Vorlagen eine Sicherungskopie der jeweiligen Datei zu erstellen. Sollten Sie dennoch keine funktionierende Vorlage mehr besitzen, so werden Ihnen auf der Seite www.ewu-seminarverwaltung.com/de/ Leervorlagen zum Download bereitgestellt. Die Erstanpassung von Vorlagen zur Software ist ein Leistungsmerkmal des Updatevertrags zur EWU SEMINARVERWALTUNG, d.h. wir unterstützen Sie beim anlegen und ändern Ihrer Vorlagen. Ändern von Serienbriefdokumenten Öffnen Sie das betreffende Dokument aus der EWU SEMINARVERWALTUNG heraus. Möchten Sie zum Beispiel das Dokument Serienbrief ändern, so erstellen Sie einen Serienbrief. Nun können Sie alle Möglichkeiten nutzen die Ihnen Word bietet um das Dokument zu verändern. Eine Liste aller verfügbaren Seriendruckfelder für dieses Dokument erhalten Sie in Word unter "Seriendruckfeld einfügen". Serienbrief in MS Word Sollten Sie schon bestehende Dokumente für Ihre Firma als Worddokument besitzen, so können Sie auch ein neues Dokument erstellen. Ändern von Vorlagen Gehen Sie wiefolgt vor, um bestehende Vorlagen zu ändern: - öffnen Sie MS Word - wählen Sie in Word Datei öffnen und wählen Sie die zu bearbeitende Vorlage Wenn Sie aus einem Dateimanger wie z.b. Windows Explorer doppelt auf die Vorlage klicken, so öffnen Sie nicht die Vorlage, sondern erstellen ein neues Dokumment. Änderungen an diesem werden nicht in die Vorlage übernommen. Textmarken & Tabellen Dieser Abschnitt befasst sich mit dem bearbeiten der Textmarken. Eine Übersicht über alle verfügbaren Textmarken finden Sie hier. Um die Textmarken anzuzeigen gehen Sie in Word wie folgt vor: - wählen Sie Extras -> Optionen - auf der Registerkarte "Ansicht" kreuzen Sie das Feld Textmarken an Die Textmarken werden im Dokument als Doppel-T angezeigt. Textmarken einschalten Beim aufrufen eines Dokuments aus der EWU SEMINARVERWALTUNG werden die Vorlagen mit den Inhalten der Datenbank gefüllt. Diese Inhalte werden dabei an die Textmarken gesetzt oder in die bestehenden Tabellen eingefügt. Rechts im Bild sehen Sie als Beispiel die Vorlage Rechnung.dot . Gut zu erkennen sind die Textmarken an denen später die Adresse des Empfängers, die Kundennummer, das Rechnungsdatum usw. eingetragen werden. In die Tabelle werden beim erstellen des Dokuments die einzelnen Positionen der Rechnung übernommen. Überflüssige Tabellenzeilen werden durch ein Makro entfernt. Formatierungen Formatieren der Textmarken Nehmen wir nun an, Sie möchten die Formatierung der Adresse ändern. Zum Beispiel die Schriftgröße erhöhen und die Schriftart ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor: - setzen Sie den Cursor an die Textmarke - nehmen Sie nun die Formatierung vor. Sie können diese Änderungen an der Textmarke beobachten. Erhöhen Sie beispielsweise die Schriftgrösse, so wird auch die Textmarke höher. - speichern Sie das Dokument. Die Formatierungen der Textmarke werden beim erstellen des Dokuments an den eingefügten Inhalt weitergegeben. Formatieren der Tabellen Sie können hier ähnlich wie bei Textmarken vorgehen. Die Formatierung der Tabellenzellen wird auf den eingefügten Inhalt übertragen. Sie möchten zum Beispiel die Rechnungspositionen zentriert darstellen. Gehen Sie dazu wiefolgt vor: - wählen Sie die Spalte der Tabelle aus, die die Rechnungspositionen enthält (siehe Bild ) - klicken Sie nun mir der rechten Maustaste auf die markierte Spalte und wählen Sie im sich öffnenden Menü den Befehl Zellausrichtung, mit dem Sie die Ausrichtung der Inhalte festlegen. - speichern Sie die Vorlage Rechnungspositionen werden nun zentriert dargestellt. Auf diese Weise lassen sich Tabellen nun spaltenweise und zeilenweise formatieren. Jedoch ist damt die Formatierung einer Zelle nicht möglich (z.b. den Gesamtbetrag der Rechnung doppelt unterstreichen). Für Formatierungen einzelner Zellen werden Makros genutzt. Natürlich können Sie beim ändern der Vorlagen alle Werkzeuge in Word nutzen, wie z.b. Kopf- und Fusszeilen, Bilder usw.
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